Comment utiliser RF-CLOUD en pratique ?

En pratique

RF-CLOUD au quotidien, c’est par exemple…

Exemple de traitement des factures avec votre client
Voir
Voir l'exemple de traitement des factures avec votre client
Exemple de rédaction des contrats
Voir
Voir l'exemple de rédaction des contrats
Exemple de gestion des dossiers de travail et des profils utilisateurs
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Voir l'exemple de gestion des dossiers de travail et des profils utilisateurs

Tous les bénéfices de RF-Cloud

RF-CLOUD vous apporte de multiples bénéfices à chaque étape de la gestion électronique de vos documents.
RF-Cloud

Centralisation
de l'information

  • Gain de place : informatisation des archives
  • Gain de réactivité : consultation multiformat instantanée
  • Gain de qualité : mise à jour données et fiabilité des transmissions

Accès
à l'information

  • Gain de temps : recherche instantanée des documents
  • Gain de mobilité : consultation instantanée, multisupports, en tous lieux, 24h/24
  • Gain de sécurité et de confidentialité : mise en place de protocoles de contrôle d’accès à l'information (en lecture, modification, suppression...)

Informatisation des
processus documentaires

  • Gain de temps : gestion des tâches et des étapes de validation
  • Gain de traçabilité : supervision et suivi des différentes versions d’un document
  • Gain de qualité : mise en place de process et de formalisme
  • ImportationImportation
  • ClassementClassement
  • StockageStockage
  • DiffusionDiffusion
  • ÉchangeÉchange
  • ArchivageArchivage

Scénario 1 Facture

Étape 1 Traitement de la facture

Traitement de la facture
Traitement de la facture
  • Je reçois une facture papier de la société cliente Dupont Sarl : je ne sais pas à quoi elle correspond ?
  • Je scanne la facture sous format pdf, 130 ko

Étape 2 Partage

Partage
Partage
  • Je dépose cette facture pdf sur mon espace RF-CLOUD dans le dossier Factures de mon client Dupond Sarl
  • Je l'annote d’un commentaire : A quoi correspond la dépense de cette facture, svp ?

Étape 3 Annotation

Annotation
Annotation
  • Mon client reçoit une alerte de « dépôt d'un document et d'une annotation » sur sa messagerie
  • Mon client va se connecter sur son compte RF-CLOUD et prend connaissance de la facture et de l'annotation
  • Mon client dépose une autre annotation en réponse à ma question : ce sont des achats de fournitures de bureau du semestre dernier. Vous pouvez traiter.

Étape 4 Stockage et archivage

Stockage et archivage
Stockage et archivage
  • Je stocke la facture dans le dossier Facture de mon client ainsi que les échanges de message.

Scénario 2 Contrat

Étape 1 Traitement du contrat

Traitement du contrat
Traitement du contrat
  • Je dépose une proposition de contrat de travail dans le dossier de mon client DUPOND.

Étape 2 Partage

Partage
Partage
  • Il me pose une question sur un article du contrat via son espace de travail RF-CLOUD

Étape 3 Annotation

Annotation
Annotation
  • Je fais le point sur les modifications à apporter suite à nos différents échanges.
  • J'imprime le contrat avec les annotations pour pouvoir les reporter sur la version originale.

Étape 4 Stockage et archivage

Stockage et archivage
Stockage et archivage
  • Je dépose la version finale avec les corrections faites pour validation par mon client
  • Je visualise toutes les versions intermédiaires et les échanges déjà faits
  • Les versions et le contrat est stocker sur l'espace de travail.

Gestion des dossiers et documents partagés entre les différents profils utilisateurs

Gestion des dossiers et documents partagés entre les différents profils utilisateurs