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Sommaire
• L’Interface de votre espace RF-CLOUD

CONNEXION

• Se connecter • Se connecter en tant que COLLABORATEUR ou INVITE • Paramétrer votre Profil

RUBRIQUE GESTION DU DOMAINE

• Description générale de la gestion du domaine • Options • Apparences • Membres du domaine • Gestion des contenus

RUBRIQUE FICHIERS

• Partage de dossier • Navigation et arborescence des dossiers et sous-dossiers • Droits par défaut des dossiers et sous-dossiers • Permissions - Paramétrer les droits d’utilisation • Annotations • Suivi des versions d’un document • Imprimer et télécharger • Éditions des documents

RUBRIQUE FAVORIS

• Créer un raccourci vers des documents

RUBRIQUE HISTORIQUE GÉNÉRAL

• Retrouver toutes les actions faites sur les éléments partagés

RUBRIQUE ESPACE DE TRAVAIL

• Partage de dossiers • Paramètre de partage

RUBRIQUE CORBEILLE

• Supprimer et restaurer des documents
L’Interface de votre espace RF-CLOUD

PRÉSENTATION DE VOTRE INTERFACE

1. Paramétrez votre compte personnel
2. Menu permettant l’accès aux différentes rubriques de l’interface :

• Fichiers : affiche l’arborescence des dossiers clients et documents
• Favoris : permet d’isoler les dossiers et fichiers sur lesquels on souhaite travailler régulièrement.
• Historique des actions (dépôt / création / annotation….)
• Groupe de Travail : permet de créer un dossier partagé avec des utilisateurs
• Corbeille avec possibilité de restauration
• Administration : paramétrage du site et gestion des comptes et droits utilisateurs


CONNEXION

Se connecter

SÉCURITÉ ET PREMIÈRE CONNEXION

1. Pour activer votre domaine, reprenez les codes d’accès temporaires qui vous ont été envoyés sur votre messagerie pour votre première connexion à votre domaine.
2. Vous devez obligatoirement changer vos codes d’accès selon des règles de sécurité pour garantir votre confidentialité.


Se connecter en tant que COLLABORATEUR ou INVITE

PERSONNALISATION DES ÉCHANGES AUX COULEURS DU CABINET (RF-CLOUD payant)

Les collaborateurs et les invités doivent suivre le même processus d’activation de leur compte Utilisateur du domaine que l’administrateur.
1. À la première connexion, ils sont également invités à changer leur mot de passe temporaire reçu par e-mail, avec les mêmes principes de sécurité des codes.
2. Le message d’ouverture est personnalisé avec le logo et les couleurs du cabinet sélectionné dans la Rubrique Apparence par l’administrateur.

3. S’il n’y a pas, au préalable, de dossier partagé avec l’utilisateur, il peut envoyer une demande que l’administrateur recevra par e-mail sur sa messagerie.

Paramétrer votre Profil

1. Permet de changer vos nom et prénoms et d’insérer une photo
2. Affiche le volume consommé de votre compte utilisateur et le nombre de documents
3. Choisissez les alertes e-mails d’information sur les actions réalisées
4. Choisissez la fréquence des alertes envoyées – l’option « quotidienne » est un e-mail unique envoyé de nuit rassemblant toutes les actions faites que vous pourrez consulter le lendemain matin.
5. Pour changer de mot de passe, en cas de perte, le mot de passe peut être régénéré par un Administrateur

Définition : Alerte E-mail
Une alerte e-mail est un message que vous allez recevoir sur votre messagerie pour vous informer des différentes actions que les Utilisateurs ont fait sur des dossiers ou documents.

Conseils d’usage :
Nous vous conseillons de décocher les alertes sur les annotations afin de ne pas saturer votre messagerie à chaque annotation

Insertion Photo
Vous pouvez charger une seule image au format JPG, JPEG, GIF ou PNG avec une taille maximale qui ne doit pas dépasser 500 Ko.

RUBRIQUE GESTION DU DOMAINE

Description générale de la gestion du domaine

1. Informations générales sur le domaine : capacité utilisée, nombre d’utilisateurs, nombre de fichiers déposés
2. Nom du domaine qui sera affiché sur les messages d’alerte
3. URL de déconnexion : inscrivez l’adresse Internet (URL) ou la page Web vers laquelle sera redirigé l’utilisateur à la déconnexion du domaine. Par défaut, la page est celle de connexion
4. Les messages « Support » - Aide sont envoyés à la messagerie des interlocuteurs désignés dans les champs « E-mails de contact »
5. La clé API permet aux techniciens d’introduire l’espace dans d’autres projets.

Rubrique

Questions / Réponses : retrouvez des informations sur RF-Cloud - F.A.Q
• À propos de RF-Cloud
• Sécurité et confidentialité
• Fonctions usuelles de RF-Cloud
• Questions les plus fréquentes

Support :
Les utilisateurs peuvent envoyer des demandes via cette fenêtre

Options

PRÉSENTATION DES OPTIONS
Si vous cocher les options ci-dessous, elles sont ouvertes par défaut pour tout nouveau utilisateur. Vous pouvez toujours les désactiver par utilisateur.
Attention, certaines options sont incluses uniquement sur la version payante de RF-CLOUD ou en option payante à la demande supplémentaire.

1. Édition des documents bureautiques (inclus dans RF-CLOUD payant) : vous pouvez modifier directement le document (Word, Excel …) dans l’espace
2. Traduction des documents bureautiques : les textes sont traduits en anglais et autres langues… tout en gardant la mise en page (fonctionnalité optionnelle payante : demandez un devis)
3. Annoter les documents : vous pouvez annoter les documents visualisés
4. Configurer l’apparence : vous pouvez insérer votre logo et changer les couleurs de votre espace (inclus dans RF-CLOUD payant)

Synthèse des options disponibles :
• Disponible dans RF-CLOUD Gratuit : ❸
• Incluses dans RF-CLOUD Payant : options ❶ ❸ ❹
• Option ❷ payante à la demande

Apparences

Vous pouvez modifiez l’apparence de votre espace si vous avez opté pour l’offre payante RF-CLOUD.
1. Vous pouvez ajouter votre logo et choisir une image d’arrière-plan
2. Vous pouvez également choisir les couleurs de votre interface

Conseils d’usage :
Pensez à noter les codes de vos couleurs, pour les retrouver plus facilement.
Le logo doit être en format PNG ou JPEG

Membres du domaine

A. Définition des rôles

Administrateur : personnes du cabinet qui vont pouvoir gérer l’espace d’échange et administrer les statuts des utilisateurs, les droits d’utilisation…
Administrateur délégué GRF : si le client l’autorise, le service support du Groupe Revue Fiduciaire peut également disposer d’un compte administrateur, afin de pouvoir intervenir lors du SAV, de réinitialiser les codes d’accès…
Collaborateur : il s’agit d’un employé du cabinet disposant de fonctionnalités principalement associées aux documents.
Invité / client : il s’agit essentiellement des clients du cabinet qui accèdent à l’espace d’échange selon les permissions qui leur sont autorisées par les administrateurs du cabinet.


B. Ajouter des utilisateurs et gestion de la liste des utilisateurs
1. Vous pouvez ajouter un utilisateur à la fois et supprimer plusieurs utilisateurs à la fois

2. Lorsque vous créez un utilisateur, vous pouvez lui attribuer un statut qui va lui donner des droits spécifiques : Administrateur / Collaborateur / Invité (cf. page précédente tableau)

3. Vous pouvez également affiner le périmètre de certaines fonctionnalités d’utilisation qui ont été activées par défaut lors du paramétrage du domaine (cf. Rubrique Gestion du domaine / Option ).

4. Si l’utilisateur a perdu son mot de passe et vous demande de le régénérer, il vous suffit de vous rendre sur sa fiche pour le réinitialiser.
5. Il n’est pas possible de modifier l’e-mail d’un utilisateur, vous devez supprimer son compte et le recréer.
6. Le compte Administrateur SUPER ADMIN DELEGUE GRF est créé par défaut et permet à GRF d’intervenir en support technique. Il n’a qu’un rôle fonctionnel tant que vous ne partagez aucun dossier confidentiel avec ce compte. Vous êtes libre de le supprimer. Nous vous conseillons alors de prévoir un autre administrateur en cas de perte de mot de passe, seul l’administrateur peut les réinitialiser.

Gestion des contenus

TEXTES D’ACCUEIL SUR LA PAGE DE CONNEXION DU DOMAINE
Cette rubrique vous permet d’ajouter un message de bienvenue ou d’information sur la page de connexion

RUBRIQUE FICHIERS

Partage de dossier

PARAMÉTRAGE ET PARTAGE D’UN DOSSIER FICHIERS AVEC DES UTILISATEURS
1. Créer le dossier à partager grâce au raccourci sur l’écran
2. En faisant un clic « Droit » sur la souris au niveau du titre du dossier, des fonctionnalités supplémentaires apparaissent : Supprimer / Partager / Déplacer / Nouveau Dossier…
3. Paramétrer votre partage en :
   I. Sélectionnant les membres du partage
   II. Vous pouvez leur envoyer un message avec la notification de partage par e-mail
   III. Paramétrer les droits d’utilisation sur le dossier et les fichiers
4. Valider votre paramétrage en cliquant sur Partager, un pictogramme indique les éléments partagés. Chaque membre d’un même dossier peut consulter qui partage avec lui ce même dossier.

Remarque :
Chaque membre d’un même dossier peut consulter qui partage avec lui ce même dossier.

Navigation et arborescence des dossiers et sous-dossiers

PARAMÉTRAGE ET PARTAGE D’UN DOSSIER FICHIERS AVEC DES UTILISATEURS 1. Pas de limitation de niveaux de dossiers et sous-dossiers
2. Importer vos documents dans les dossiers
3. Exemples d’organisation de dossier pour un Invité/Client

Pour supprimer un dossier ou sous-dossier, vous devez d’abord être autorisé à le faire dans les droits d’utilisation (permissions) et supprimer les membres partagés dans le dossier.

RACINE > niveau intermédiaire > dossier en visualisation

Exemple :
• Racine > PHARMAPLUS SAS > PAYE 2014
• DOSSIER COMPTABLE
• COMPTABILITE 2014
• PAYE 2014

Conseils d’usage 1 :
Installer l’outil de synchronisation et copiez-collez directement vos dossiers dans le dossier de synchronisation sur votre bureau pour importer plus rapidement vos fichiers !

Conseils d’usage 2 :
Si vous utilisez le navigateur CHROME, vous pouvez glisser / déposer vos documents directement dans les dossiers sans utiliser « Importer »

Droits par défaut des dossiers et sous-dossiers

PARAMÉTRAGE ET PARTAGE D’UN DOSSIER FICHIERS AVEC DES UTILISATEURS
1. Les sous-dossiers et documents classés d’un dossier héritent du paramétrage du dossier : les droits d’utilisation et la liste des membres partagés
2. Vous pouvez affiner les droits élément par élément par la suite
3. Vous pouvez ajouter ou retirer des membres du partage

Les sous-dossiers et documents classés d’un dossier héritent du paramétrage des droits d’utilisation et de la liste des membres partagés

Conseils d’usage :
Si vous utilisez le navigateur CHROME, vous pouvez glisser-Déposer vos documents directement dans les dossiers sans utiliser « Importer »

Permissions - Paramétrer les droits d’utilisation

PARAMÉTRAGE ET PARTAGE D’UN DOSSIER FICHIERS AVEC DES UTILISATEURS

1. Les Permissions (Droits) sur un dossier sont :
  • Réattribuer la propriété (la création) du dossier à un tiers sur la liste de partage
  • Les droits d’accès qui sont :
    - L’ajout de dossiers ou de documents
    - La suppression de dossiers ou de documents
    - L’édition de document (pouvoir modifier directement le document via l’interface)
  • Les droits d’utilisation par défaut sur les sous-éléments de ce dossier (ou sous-dossier)
    - Le téléchargement de dossiers ou de documents
    - La suppression ou le déplacement de dossiers ou de documents

2. Les permissions (Droits) sur un document sont :
  • Le téléchargement de dossiers ou de documents
  • La suppression ou le déplacement de dossiers ou de documents

Annotations

COMMENT ANNOTER UN DOCUMENT ?
1. Activer la fonction d’annotation en cliquant sur la « main »
2. Positionner le pointeur de l’annotation sur les zones à commenter
3. Lorsque les membres sont connectés en simultané, l’outil peut servir de « chat »
4. Vous pouvez indiquer grâce à un jeu de couleurs les annotations importantes
5. Vous pouvez imprimer les annotations ou télécharger le document pour corrections
6. Accéder au suivi des versions du document

Conseils d’usage :
Pensez à modifier vos alertes sur votre profil car vous recevrez un e-mail à chaque annotation dans votre messagerie

Suivi des versions d’un document

LE SUIVI DES VERSIONS D’UN DOCUMENT
1. Consulter les différentes versions du document
2. Ajouter une version du document modifié
3. Visualiser les versions antérieures et les annotations en cliquant sur la version souhaitée
4. Entériner la version validée en la marquant en orange

Imprimer et télécharger

PARAMÉTRAGE ET PARTAGE D’UN DOSSIER FICHIERS AVEC DES UTILISATEURS
1. Vous pouvez imprimer le document avec ses commentaires en cliquant sur l’icone d’impression en bas de votre écran
2. Vous pouvez télécharger le fichier sur votre poste

Éditions des documents

MODIFIER LES DOCUMENTS DIRECTEMENT SUR L’ESPACE RF-CLOUD
Il est possible de modifier directement un document grâce à l’éditeur intégré dans l’espace pour l’offre payante RF-CLOUD.
1. Cliquer sur l’icone d’édition
2. Une interface d’édition vous permet alors de faire vos modifications
3. Enregistrez votre document
4. Une nouvelle version du document est créée

RUBRIQUE FAVORIS

Créer un raccourci vers des documents

Vous pouvez marquer en Favoris un document sur lequel vous travaillez régulièrement et le retrouver rapidement dans la Rubrique Favoris
1. Cliquer sur l’étoile dans un document
2. Retrouver le directement dans la Rubrique Favoris

RUBRIQUE HISTORIQUE GÉNÉRALE

Retrouver toutes les actions faites sur les éléments partagés

1. Dans la rubrique Historique, vous retrouvez toutes les actions qui se sont déroulées sur les éléments qui sont partagés avec votre compte.
2. Grace au moteur de recherche vous pouvez filtrer les actions et les interlocuteurs ou faire une recherche sur un document

RUBRIQUE ESPACE DE TRAVAIL

Partage de dossiers

CRÉATION D’UN DOSSIER « GROUPE DE TRAVAIL » AVEC DES UTILISATEURS
1. L’administrateur reçoit une demande de partage par e-mail

2. Il se connecte sur son compte et dans la rubrique Groupe de Travail, il crée un Dossier

3. Il partage ce dossier avec les membres du domaine préalablement créés dans la Rubrique Membres du domaine
4. En faisant un clic « Droit » sur la souris au niveau du titre du dossier, des fonctionnalités supplémentaires apparaissent : Supprimer / Partager / Déplacer / Nouveau Dossier

Remarque :
Chaque membre d’un même dossier peut consulter qui partage avec lui ce même dossier.

Paramètre de partage

PARAMÉTRAGE ET PARTAGE D’UN DOSSIER GROUPE DE TRAVAIL AVEC DES UTILISATEURS
1. À la création du Dossier de Groupe de Travail, vous pouvez le nommer, lui attribuer une couleur de dossier et le partager avec des membres du domaine figurant sur une liste déroulante des membres préalablement créés.
2. Vous pouvez Envoyer un message au moment du partage
3. Vous pouvez également limiter les actions par Utilisateur ou réattribuer la propriété (= le créateur) du dossier à un autre utilisateur pour lui donner une plus large gestion.

RUBRIQUE CORBEILLE

Supprimer et restaurer des documents

SUPPRIMER ET RESTAURER DES DOCUMENTS
Les fichiers supprimés sont listés dans la rubrique Corbeille
Ils peuvent être restaurés, et réapparaître dans le dossier d’où ils ont été supprimés
Une fois, la corbeille vidée, les fichiers ne peuvent plus être restaurés.